單證對于單證員來說是非常重要的，無論是工作進行到哪一個步驟，只要沒有完全結束，都必須保證單證的完整性，一個單證的缺失可能會影響整個流程的進度，導致整個結果發生改變。那么當發現單證遺失時，到底應該怎么做呢?

單證的遺失，可能是由于出口商制作和保管單證不善贊成的，也可能是單據在交付郵政或快遞公司的轉遞過程中遺失的。目前，我國對郵政及快遞公司遺失文件的賠償制度尚不完善，一般以郵資的若干倍來計算，這通常不起作用。而外貿單證的特殊性使得這個賠償數額無論多少也不濟事。因此，發生類似事情的時候，追究責任意義不大，關鍵還是靠自己去盡力補救。

首先要防患于未然，企業內部建立起比較清晰的單證制作流程和傳遞方式。業務員自己繕制保管的單證，要注意歸檔管理。老業務員喜歡在交易確立以后就及時制作客戶檔案，列明所需單證、辦理時間和單證收取記錄，這是個很好的經驗。公司有專門的單證員，他們有自己的管理方式，單證員自己有記錄冊，還有與業務員建立起單證交接登記本，避免轉交過程中的“真空”缺漏。

所有的單據，都復印一份，可以用復印件處理的盡量用復印件處理，保留正本以備萬一出紕漏時可以隨時補救。

發現單證遺失后，要第一時間處理。屬于自己繕制的發票裝箱單等，即刻補制，若屬于國家機構或第三方出具的，及時通知出具人，及時辦理補單手續。詳細如下：

報關單據的遺失

發票等單據在報關前遺失的，盡量自己補發并快遞給報關代理人。如果是長期合作的報關代理人，不妨預先留幾份空白簽章，以便急需時由報關代理人幫忙填寫。這在外貿操作中比較常見。但這樣做的風險比較大，存在著報關代理人私用于偽造單據的可能。隨付報關的核銷單遺失，必須將所遺失的核銷單立即報告外匯管理局，登記作廢，再另外提交申請開具一份核銷單。

單證員考試涉及的內容很多，特別是關于單證繕制的內容，想要考試單證員的小伙伴一定要做好準備。想要了解更多單證員考試相關內容，請持續關注幫考網!